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Les opportunités sont pourtant colossales : conservation des documents clés dans des espaces sécurisés, ciblages automatisés, conseils personnalisés, processus de souscriptions facilités, plateformes d’échange, informations financières et reporting automatisés, Assemblées Générales à distance...

Autant d’évolutions qui ne manqueront pas d’inscrire la relation client dans l’ère de l’« Any time, Anywhere, Any device », celle de l’instantanéité, de la proactivité, et d’une réinvention de la proximité entre le client et le conseiller privé.

L’expérience client évolue et les leviers d’amélioration proposés par les Sociétés de Gestion doivent être cumulés pour laisser une empreinte d’innovation.

Simplicité, ergonomie, convivialité, interactivité, plages horaires élargies... sont parmi les nouveaux critères de satisfaction des clients.

Les enjeux ne sont pas uniquement concentrés autour de la relation client. Les nouvelles normes règlementaires ont complexifié le métier et alourdi les tâches administratives.

Les coûts de traitement des données et de gestion des reporting se quantifient dans la charge de temps passée par les équipes du Middle-Office pour répondre aux exigences du régulateur.

Ils sont également considérables pour une rentabilisation à moyens termes de modèles d’affaires mis sous pression. Les opportunités de rationalisation et d’automatisation des processus sont sources d’optimisation de la structure des coûts.

La digitalisation s’impose comme un nouveau pilier de l’exercice du métier permettant de contrôler, sécuriser et accélérer le processus de souscription dans un cadre conforme aux exigences légales et règlementaires.

Elle permet en outre de dégager du temps pour les conseillers leur permettant de se consacrer aux tâches à forte valeur ajoutée.

Le digital ouvre la voie à une création de valeur sans précédent pour les souscripteurs, les réseaux de distributeurs et CGP mais principalement pour tous les collaborateurs impliqués dans la chaîne d’investissement (Middle-Office, Back-Office, Conformité, Signataire du fonds, Dépositaires).

Accompagner la transition digitale en interne

Lors du déploiement d’une solution de digitalisation des processus au sein d’une organisation, l’accompagnement des équipes internes est tout aussi important que le choix de l’outil.

Il est nécessaire de mener une politique active du changement pour préparer les collaborateurs à la restructuration de leurs métiers, les sensibiliser aux avantages de la solution et les impliquer dans sa mise en œuvre.

Guide des bonnes pratiques

1- Développer et formuler la vision et la stratégie de changement

2- Réunir une équipe de pilotage et nommer un responsable de projet, interlocuteur dédié entre l’éditeur de la solution technique et la Société de Gestion, et chargé d’accompagner les équipes internes

3- Impliquer les managers de proximité afin qu’ils déclinent leur propre vision du changement et mobilisent leurs équipes

4- Créer des groupes de travail thématiques avec des utilisateurs finaux afin de recueillir réactions, besoins, attentes et craintes

5- Communiquer régulièrement sur les avancées du projet. Donner des repères aux équipes sur ce qui va changer et ce qui ne changera pas

6- Anticiper le temps et la disponibilité que nécessiteront les phases de tests et de recettage de la solution

7- Planifier et élaborer les formations des utilisateurs selon leurs profils

La dématérialisation des processus métier est un chantier central. Emprunter le chemin de l’innovation c’est revoir le rôle des intermédiaires, adopter des attitudes sociales et environnementales responsables, repenser la relation client, gagner en efficacité et en performance, mieux sécuriser les processus, répondre aux attentes des collaborateurs et faciliter la vie des investisseurs. C’est in fine permettre de se concentrer sur le cœur de métier et améliorer la satisfaction client.

Si le digital commence à faire son chemin au sein des Sociétés de Gestion, les défis de la conduite du changement demeurent encore sous-évalués. Le numérique vient bouleverser des schémas et modes de travail depuis longtemps établis, il est alors impératif de fournir aux équipes internes conseils et accompagnements dans le remodelage de leur métier.

Comment digitaliser les opérations de souscription dans un fonds ?

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